Como organizar o estoque do meu pet shop sem deixar ração vencer

Sexta-feira, dezesseis horas, você abre o estoque pra repor a prateleira da ração premium e percebe que três sacos de 15 kg venceram há duas semanas. Custaram caro, ninguém viu, ninguém vendeu, e agora viram prejuízo direto. No mesmo dia, uma cliente fixa pede aquela ração específica que ela compra todo mês e você jura que tem, mas demora vinte minutos achando porque o saco mudou de lugar quando o estagiário arrumou a prateleira.

Se essa cena soa familiar, o problema não é falta de organização sua. É que estoque de pet shop tem armadilhas que o caderninho e a planilha do Excel simplesmente não dão conta de cobrir.

Por que estoque de pet shop é mais traiçoeiro que de outras lojas

Pet shop não é farmácia (validade longa) nem hortifruti (giro diário óbvio). É um híbrido estranho: ração que vence em 12 a 18 meses, medicamento que vence em 24, petisco que vence em 6, brinquedo que não vence mas estoca espaço, shampoo que estraga se ficar no sol, e tudo isso convivendo na mesma prateleira.

Some três fatores e você entende o tamanho do buraco:

• Giro desigual. Ração premium gira rápido, ração popular nem tanto, e a ração medicamentosa pode ficar parada três meses até o cliente certo aparecer.
• Lote importa de verdade. Se um fornecedor faz recall de um lote específico de petisco ou se um cliente reclama que o pet passou mal, você precisa saber qual lote saiu pra qual cliente. Sem isso, você fica refém da palavra do fornecedor.
• Estoque de venda se mistura com estoque de uso. O shampoo que sai pra venda é o mesmo que o banhista usa no banho. Se ninguém registra o uso interno, no fim do mês some shampoo e você não sabe se foi venda, banho ou furto.

Os 4 erros mais comuns que sangram o estoque

1. Comprar no chute

Você compra ração porque "tava acabando". Mas tava acabando há quanto tempo? Vendeu quantos sacos no mês passado? E o promocional do fornecedor parece bom, mas a validade que vem é de 4 meses e você nunca girou aquela marca em menos de 6.

Sem histórico real de giro, você compra a mais do que vende devagar e a menos do que vende rápido. Os dois custam dinheiro.

2. Não controlar validade no momento da entrada

O fornecedor entrega, alguém empilha na prateleira e ninguém anota a validade. Quando o produto vence, você descobre por acaso. Validade tem que ser registrada na entrada, não na saída.

3. Sem rastreio por lote

Cliente volta dizendo que o petisco fez mal pro cachorro. Você lembra que comprou aquela marca de dois fornecedores diferentes nos últimos 60 dias. Sem registro de lote, não dá pra saber qual lote o cliente levou e nem pedir o ressarcimento certo.

4. Estoque de uso interno fora do controle

O banhista pega shampoo, condicionador, perfume, pano. Ninguém anota porque "é da casa". No fim do mês, esse "uso interno" pode chegar a 8% a 12% do que você comprou. Em pet shop pequeno, isso é a margem do mês inteiro.

Como controlar de verdade, sem virar planilha de 30 abas

O caminho que funciona pra pet shop pequeno e médio passa por cinco hábitos. Não precisa fazer todos de uma vez, mas cada um que você implanta resolve uma fatia do problema.

1. Cadastra o produto direito. Nome, marca, peso, fornecedor, custo, preço. Cada produto tem que ter um cadastro único. Ração Golden 15 kg adulto é um produto. Golden 15 kg filhote é outro. Sem isso, qualquer relatório sai bagunçado.
2. Registra a entrada com lote e validade. Quando a mercadoria chega, alguém precisa lançar lote, validade e quantidade. Se você consegue importar a NFe direto, ainda melhor: o XML traz tudo isso pronto e você só confere.
3. Aplica PEPS na prateleira. Primeiro que entra, primeiro que sai. Quando chega ração nova, vai pra trás da prateleira. A antiga fica na frente. Parece bobeira, mas é o que evita 80% das perdas por validade.
4. Cria alerta de validade próxima. Trinta dias antes de vencer, o sistema avisa. Aí você decide: promoção, brinde, devolução pro fornecedor (alguns aceitam), ou usa internamente se for shampoo/perfume.
5. Faz inventário rápido toda semana. Não precisa parar a loja meio dia. Conta uma categoria por semana (uma semana ração, outra petisco, outra acessório). Em quatro semanas você passou por tudo e sabe exatamente o que tem.

Quando caderno e planilha param de funcionar

Até uns 100 SKUs e dois funcionários, dá pra ir empurrando com planilha. Acima disso, o tempo que você gasta atualizando a planilha é maior que o prejuízo que ela teoricamente evita. Sem contar que planilha não avisa validade, não cruza com venda, não rastreia lote.

É nesse ponto que faz sentido um sistema que junta cadastro, entrada de mercadoria via NFe, controle de lote e validade, e que cruza tudo isso com a venda no PDV. Pra esse cenário, dá pra criar conta grátis no Hashiko e ver o estoque rodando junto com PDV e financeiro num lugar só. A entrada de NFe é o atalho mais óbvio: chegou a mercadoria, importa o XML e lote, validade e custo entram automático.

Por onde começar essa semana

1. Hoje: lista os 20 produtos que mais giram. Confere validade de cada um e separa o que tá perto de vencer.
2. Amanhã: organiza a prateleira em PEPS. Antigo na frente, novo atrás. Avisa o time que ninguém mais empurra produto novo pra frente.
3. Esta semana: cria a regra de que toda entrada de mercadoria passa por alguém antes de ir pra prateleira. Lote e validade são lançados na hora.
4. Próximas duas semanas: separa fisicamente o estoque de uso interno (banho/tosa) do estoque de venda. Pode ser uma prateleira, um armário, qualquer coisa visível.
5. Mês que vem: faz o primeiro inventário completo com sistema. Aí você vê de verdade quanto sumiu, quanto venceu e quanto encalhou.

Sexta que vem, quando você for olhar a prateleira da ração premium, o cenário muda. Você sabe quantos sacos tem, qual lote, qual validade, e qual cliente leva qual marca. Estoque deixa de ser um problema que aparece sozinho e vira uma parte do negócio que trabalha a seu favor.